書類の整理ができない私が、できるようになった合理的な方法とは？

書類の整理が全くダメで、家や会社の私の机の周りは、いつも紙類で散乱しておりました。
今でも気を抜くとすぐに散らかってしまうのですが、すぐに元通りにできる自信があります。
書類整理ができない私ができるようになった合理的な方法についてご紹介します。

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書類の整理は、バーチカルファイリングがおすすめ

書類の整理について、片づけを始めてから１年くらい試行錯誤を繰り返してきました。
片づけては散らかり、また一から片づけては散らかり。。。何をしても上手く行かなかったのですが、バーチカルファイリングという方法に出会い、私の書類に対する扱いが劇的に変わりました。

バーチカルファイリングとは、簡単に言えば、ファイルボックスで書類を整理するやり方です。

実際にバーチカルファイリングした様子です。

一般的には、下記のようなリングファイルと呼ばれるもので書類を整理する、簿冊式と呼ばれるやり方が行われています。

簿冊式、こんな感じ、イメージです。

バーチカルファイリングのやり方については、こちらの記事でご紹介しております。合わせてご覧ください。⇒家の書類整理（ホームファイリング）の方法とコツ。ビフォーアフターを公開します。 - シンプルライフ物語

バーチカルファイリングで注意したい４つのこと

バーチカルファイルで書類を整理する中で、注意したいのは次の４つです。

１．カテゴリー分け

カテゴリー分けは最初からしないのをおすすめします。
まずは、残す書類、一つ一つに名前を付けていきます。
名前を付けたら、それぞれの書類をグルーピングします。このグルーピングの作業がカテゴリー分けです。
カテゴリー分けをしたら、更にそのカテゴリーを大きくグルーピングします。

最初からザックリカテゴリー分けするのではなく、一つ一つを積み上げて行くので積み上げ式と呼ばれています。

２．保管期限を決める

書類整理はステリング（捨てリング）と言われているように、基本的に重要書類以外は全部捨てます。

それぞれの書類の目的と保管期限を決めておき、期間が来たら処分していきます。

冷蔵庫の食材を処分するつもりで、ガシガシ捨てていきます。

重要書類の保管の目安

重要書類も半永久的に取っておくモノはほとんどありません。
書類を保管する目安です。

速捨て～１ヶ月以内
クレジットカードで支払ったレシート
小額の買い物のレシート

１年間
給与明細
銀行、クレジットカード、投資信託、退職年金口座の毎月の明細書

６年間
源泉徴収書
確定申告書類

無期限に取っておく（定期的に見直し）
税申告書
大きな買い物のレシート（家具など）
住宅や住居に関する書類
遺言書と信託書類

＊貸金庫などに保管するもの
保険書類
所有財産証書
自動車権利証書

などです。

３．一覧表にする

保管する書類は、一覧表にします。
書類の名前、保管している目的、保管期限などを記載しておくと、いつまでに処分するかが、すぐに分かります。

４．定期的に見直しをする

新しい書類が毎日のように入ってきます。その度に、保管するか処分するかを決めます。
保管すると決めた書類は、一覧表に追記して、保管期限を決めます。
書類は、毎月または数ヶ月に一度は見直して行きます。

[紙,本,書類]整理,収納,お片付け

書類は全部捨てる！

こんまりさんが、「書類は全部捨てる」と片づけの本で書かれているのを見たとき、最初は、目が点になりました。

「何で捨てるの？」
「それはムリ！」

本当に抵抗しました。そのため、茨の道を歩んで来たのですが、バーチカルファイリングに出会って、捨てるまでのハードルが下がりました。

実際に、自分の部屋の書類を現在、バーチカルファイリングに移行中です。

近々ひと段落つきますので、改めてご紹介したいと思います。

お楽しみに！